Pianificazione strategica: consigli pratici su come organizziamo il nostro lavoro 

Ti capita mai di correre in avanti, sempre più veloce, e perdere la cognizione della strada percorsa? 

A noi è successo negli ultimi 2 anni, ma è arrivato un momento in cui ci siamo obbligate a bloccare per un secondo questa corsa per renderci conto di tutte le incredibili tappe affrontate lungo la via. 

Abbiamo:

• pubblicato il nostro primo libro;
• iniziato a realizzare dei podcast con realtà turistiche e culturali;
• duplicato il numero dei clienti dello studio, investendo anche su una nuova persona;
• realizzato progetti di content creation per alcune delle realtà culturali più influenti a livello nazionale;
• gestito la comunicazione social di un’importante mostra e di uno dei festival di fotografia più conosciuti al mondo;
• curato un reportage per una delle riviste di viaggio più note in Italia;
• lavorato all’art direction di un video promozionale con un team di professionisti;
• raccontato tantissimi posti e progetti in Italia e all’estero;
• partecipato ad un’intervista in un programma di Sky Arte e potremmo continuare ancora a lungo. 

Se mettiamo tutti i puntini in fila, ci rendiamo conto che nulla di tutto questo sarebbe stato possibile se alla base non avessimo sviluppato delle solide capacità di pianificazione strategica. 

E visto che molto spesso ci viene chiesto “Ma come fate a fare tutto?”, abbiamo deciso di condividere alcuni consigli pratici su come organizziamo il nostro lavoro.

Come far coesistere 2 progetti di vita?

Questa premessa è obbligatoria perché quando inizi a sviluppare un’idea imprenditoriale, quello che tutti ti diranno è: “Concentrati su un solo brand e diventa riconoscibile”. 

Di base si tratta di un consiglio giustissimo, ma esistono le eccezioni e per noi è andata così.

La nostra routine lavorativa si divide tra le nostre due attività:

• ReFactory Communication che è uno studio di comunicazione digitale con una sede fisica e diverse collaboratrici e collaboratori (perché non si può fare bene tutto da soli);
• Travel on Art che è un progetto editoriale dedicato al turismo culturale contemporaneo ed esiste in funzione esclusivamente nostra, quindi Travel on Art è Anastasia Fontanesi e Anna Fornaciari. 

Ma quali progetti portiamo avanti con queste 2 attività?

Entriamo nello specifico:

• con ReFactory Communication ci dedichiamo a progetti di comunicazione digitale che comprendono diversi servizi: consulenza strategica, social media marketing, seo copywriting, realizzazione di siti web, formazione personalizzata e content creation. I nostri clienti operano soprattutto nei settori della cultura e del turismo, ma alcuni sono anche nei settori della salute e del packaging;
• con Travel on Art ci dedichiamo a progetti di content creation, creazione di itinerari turistici dedicati all’arte contemporanea, progetti editoriali di reportage e podcasting esclusivamente per clienti del settore culturale contemporaneo e del settore turistico (che vogliono investire nello specifico sull’arte contemporanea).

Quindi dobbiamo coordinare 2 progetti complementari ma differenti, con clienti a volte di settori diversi, uno con una sede fisica importante e l’altro che richiede continui spostamenti e viaggi di breve e medio termine. 

Come far coesistere entrambi questi progetti e lavorare sempre in modo creativo e preciso, nel rispetto dei clienti? Con un elemento fondamentale: la pianificazione strategica. 

Pianificazione e creatività: 2 rovesci della stessa medaglia

Molto spesso ci capita di sentir parlare di pianificazione e creatività come del diavolo e dell’acqua santa: un creativo non può piegarsi alle logiche di pianificazione!

Questa, permetti il francesismo, è un’autentica sciocchezza!

Lavorare nel settore creativo, non significa improvvisare: puoi avere un’intuizione, certo, ma poi ti serve un metodo collaudato per trasformarla in un’azione, in una campagna, in un progetto.

Ecco quali sono 3 motivi per cui l’attività di pianificazione è fondamentale:

• stabilire e pianificare i tuoi obiettivi di breve, medio e lungo termine ti aiuta ad individuare una direzione precisa nel tuo lavoro, coltivando la consapevolezza che ciò che ti sei prefissata/o sia effettivamente raggiungibile (è già questo è un ottimo inizio);
• la pianificazione non è una gabbia, ma ti aiuta ad evitare inutili dispendi di tempo ed energia che possono provocare frustrazione e senso di inadeguatezza sul lavoro;
• avere una pianificazione delineata favorisce anche tutta l’attività di report dei risultati, senza la quale al giorno d’oggi non si va da nessuna parte. Se fissi degli obiettivi, puoi capire quanto ti avvicini o dove devi migliorare. 

Come organizziamo la nostra routine quotidiana di lavoro

Ora vogliamo condividere con te alcune attività che mettiamo in pratica nella nostra routine quotidiana di lavoro e che ci aiutano ad ottimizzare i tempi, sia per noi ma anche per i nostri clienti.

Disclaimer: ogni persona è differente e di conseguenza il nostro non è il metodo, ma il nostro metodo!

Quindi organizzare una routine giornaliera, spesso settimanale quando abbiamo molte trasferte o attività di content creation fuori studio, è necessario e determinante per permetterci di non impazzire e di mantenere sempre in moto la curiosità e la creatività, senza le quali il lavoro diventa standardizzato.

Ecco 8 pratiche + 2:

• facciamo un check del calendario per incrociare questi diversi tipi attività: quelle che richiedono viaggi da 2 o più giorni, quelle che richiedono viaggi da un giorno, quelle che richiedono una o più ore di riunione in presenza o online, quelle in team, quelle creative per cui siamo autonome, quelle tecniche/pratiche per cui siamo autonome;

• proseguiamo con una ulteriore analisi delle tipologie di attività da svolgere tra cui ci sono content creation in trasferta di uno o più giorni, attività di contatto diretto con i clienti, attività creativa di elaborazione di concept, piani editoriali, testi e attività di check e monitoraggio;

• a questo punto definiamo delle fasce orarie  in cui cerchiamo di portare a termine la lista di attività definita (se non riusciamo, niente paura, ci servirà per tararci meglio con l’orario la prossima volta, l’importante è non proporre liste inverosimili e soprattutto non mescolare attività di lavoro e attività personali nella stessa lista);

• nel nostro caso specifico, siamo più performanti la mattina, quindi la parte creativa si svolge subito e nel pomeriggio procediamo con quella organizzativa o di monitoraggio.Per quanto riguarda la nostra attività di personal branding con lo studio e con Travel on Art, quindi contenuti su social, sito e newsletter, spesso lavoriamo dalle 7.30 di mattina alle 9, quando i clienti non ci scrivono, oppure, se la giornata non è stata troppo faticosa, la sera dalle 18 alle 19;

• un altro aspetto fondamentale per noi consiste nel raggruppare più call possibili (pur rimanendo nell’ambito della sostenibilità si intende) in una o due giornate dedicate alla settimana, in modo da avere il resto delle giornate “autonome”, in cui possiamo seguire i nostri tempi e il nostro flusso creativo senza interruzioni;

• il brainstorming, che per noi è la base, si fa in 2 momenti diversi: tra noi in pausa pranzo, di solito immerse in un contesto naturalistico come un parco. Se invece siamo con altre persone del team ci piace organizzare una pausa caffè o aperitivo per confrontarci in modo libero e dare spazio alle idee;

• se durante la giornata, siamo molto impegnate in un’attività creativa che richiede un alto livello di concentrazione, chiudiamo le caselle di posta e mettiamo in silenzioso il telefono aziendale per poter procedere senza alcuna interruzione. Prendersi cura del flusso creativo è fondamentale per non perdere tempo e non compromettere i risultati;

• se invece ci stiamo dedicando ad un’attività tecnica come check delle email, monitoraggio dei contenuti o qualsiasi altro lavoro che non richiede un’elevata concentrazione, controlliamo la casella di posta. Nel caso in cui riceviamo richieste di attività pratiche veloci, come invio di un file già pronto o aggiornamento del cliente, rispondiamo subito per non dover rischedulare l’attività;

• usare la email in modo corretto può cambiare la tua routine di lavoro. Quindi abituare i clienti a non abusare di telefonate o video call è fondamentale: allo stesso modo noi siamo le prime a scrivere email molto precise e dettagliate sia ai clienti che a membri del team in modo da fornire tutte le informazioni utili per poter procedere senza richiedere un ulteriore contatto (spesso non necessario);

• investire su un telefono aziendale perché quando si decide di staccare, non si deve temere il messaggio o la chiamata del cliente. Per noi questa scelta, che risale ormai a 3 anni fa, è stata la prima grande svolta. 

Tool e strumenti utili per ottimizzare i tempi se lavori con i social

Infine, tra i consigli pratici su come organizzare il nostro lavoro, non può mancare una piccola lista di tool che ci vengono in aiuto ottimizzando tempistiche, attività pratiche e anche creative:

• Canva, sempre sia lodato da quando ti permette anche di scontornare le foto;
• Hootsuite per programmare i nostri contenuti social e quelli dei nostri clienti;
• Capcut e Inshot per realizzare short video per le Instagram Stories e per i Reels;
• Lightroom in versione mobile per la post produzione delle immagini;
• NotJust Analytics per attività di report dei clienti e dei nostri account;
• Pallyy per non sbagliare mai con formati e preview dei social;
• Trello è il tool più semplice e intuitivo per pianificare le attività e coordinarci con chi collabora con noi. 

La pianificazione strategica non è un’attività secondaria, ma permette di:

• organizzare al meglio la nostra routine di lavoro;
• ottimizzare le tempistiche dei nostri clienti;
• non affossare la creatività con la standardizzazione;
• nel nostro caso poterci permettere molti periodi di smart working in Italia o all’estero, senza stare chiuse in casa dalla mattina alla sera al pc;
• avere consapevolezza di aver sviluppato un metodo di lavoro solido e performante. 

Puoi scoprire di più sul nostro approccio qui!